Vous connaissez le coût mensuel de vos logiciels. Vous connaissez votre masse salariale.
Mais combien payez-vous pour faire circuler les informations entre les deux ?
Un client accepte un devis. Quelqu’un recopie les détails dans un projet. Une autre personne met le planning à jour. Plus tard, quelqu’un rassemble les prestations réalisées et les saisit dans une facture.
Chaque étape semble minime. Ensemble, elles peuvent absorber des heures de travail que votre entreprise a déjà payées.
L’automatisation des processus peut réduire ce travail répétitif en reliant les informations, en appliquant des règles convenues et en faisant avancer les tâches. La première étape consiste à repérer où votre équipe consacre du temps à refaire ce qui a déjà été fait.
Le coût se cache dans une journée de travail ordinaire
Les tâches administratives répétitives apparaissent rarement comme une dépense distincte. Elles finissent par faire partie du poste de quelqu’un.
Dix minutes pour vérifier quelle version d’un fichier est la bonne. Quinze autres pour relancer une validation. Une demi-heure pour corriger des informations mal recopiées.
Vous reconnaîtrez peut-être certaines situations :
- Les coordonnées des clients sont saisies dans plusieurs outils.
- L’équipe transmet des informations, puis quelqu’un les rassemble dans un rapport.
- Des interventions terminées attendent que quelqu’un prépare la facture.
- Les heures sont enregistrées pendant la semaine, puis regroupées et vérifiées à nouveau avant la préparation de la paie.
- Une modification du planning entraîne plusieurs messages et mises à jour manuelles.
Le salaire rémunère le temps de la personne. Le processus détermine la quantité de travail utile que ce temps permet d’accomplir.
Quand ces tâches occupent la journée, le suivi des clients, la planification et le développement commercial doivent se partager le temps restant.
Que peuvent représenter trente minutes par jour ?
Prenons un exemple simple.
Quatre personnes consacrent chacune trente minutes par jour ouvré à recopier des informations, vérifier des versions ou relancer des mises à jour courantes.
Sur vingt jours ouvrés, cela représente 40 heures par mois. Avec un coût employeur supposé de 30 € par heure, cela équivaut à 1 200 € par mois, soit 14 400 € par an, si ce rythme reste identique pendant douze mois.
Ce montant représente la capacité de travail mobilisée par les tâches répétitives, et non une économie financière garantie.
Calculez le coût de vos tâches répétitives →
Vous pouvez estimer votre propre montant :
Minutes par jour × personnes concernées × jours ouvrés ÷ 60 × coût horaire employeur
Utilisez le coût total d’une heure de travail pour votre entreprise, charges patronales comprises.
Récupérer une partie de ces heures permet à votre équipe de se consacrer à d’autres tâches. Les dépenses diminuent lorsqu’un coût réel baisse, par exemple les heures supplémentaires ou une prestation de soutien administratif. Pour évaluer le bénéfice, tenez compte des coûts de création, de fonctionnement et de contrôle de l’automatisation.
La question suivante est de savoir quelle part de ce travail répétitif pourrait raisonnablement être supprimée.
Les erreurs alourdissent encore la facture
Le temps consacré à une tâche ne représente qu’une partie de son coût.
Un paiement erroné peut entraîner une perte financière et un travail de correction. Une facture incorrecte peut nécessiter de nouvelles vérifications et retarder l’encaissement. Des informations contradictoires sur un projet peuvent amener les personnes concernées à travailler à partir de consignes différentes.
L’entreprise paie pour l’action initiale, puis paie à nouveau pour en résoudre les conséquences.
L’automatisation peut aider en transmettant les informations depuis leur enregistrement d’origine vers les étapes suivantes. Des champs obligatoires, des points de validation et des responsabilités claires donnent à l’équipe un processus cohérent.
Les personnes conservent les décisions qui nécessitent leur jugement. Elles ont moins d’informations à reconstituer avant de les prendre.
Que se passe-t-il lorsque les informations restent reliées ?
Pour une équipe de terrain de 10 personnes, relier le suivi du temps, les projets et la paie a fait passer la préparation hebdomadaire de la paie de plusieurs heures à environ cinq minutes.
Découvrez le processus connecté à l’origine de ce résultat.
La paie est un exemple. Des possibilités similaires peuvent exister partout où les informations passent régulièrement entre plusieurs personnes et outils.
| Travail répétitif | Ce qu’un processus automatisé pourrait faire | Bénéfice potentiel pour l’entreprise |
|---|---|---|
| Ressaisir un devis accepté | Transférer les éléments convenus dans un projet et créer les tâches suivantes | Moins de préparation et d’erreurs de copie |
| Relancer les validations courantes | Demander une validation, envoyer des rappels et afficher les décisions en attente | Moins de relances et des responsabilités plus claires |
| Préparer les factures à partir du travail terminé | Regrouper les détails des prestations dans un brouillon de facture à vérifier | Moins de préparation et un délai plus court avant facturation |
| Rassembler les mises à jour hebdomadaires | Réunir les informations enregistrées dans un rapport partagé | Moins de travail de reporting et une meilleure visibilité |
La bonne connexion dépend de vos outils, de votre processus et des contrôles nécessaires à votre entreprise.
Repérer la première tâche qui mérite d’être automatisée
Commencez par une tâche que votre équipe répète assez souvent pour en ressentir le coût.
Pendant une semaine de travail, notez :
- Qu’est-ce qui la déclenche ? Une nouvelle demande, un devis approuvé, une intervention terminée ou une échéance hebdomadaire ?
- Qu’est-ce qui se répète ? Recopier des détails, vérifier des dossiers, envoyer des rappels ou préparer des documents ?
- Qui y consacre du temps ? Comptez toutes les personnes concernées, vous compris.
- Qu’est-ce qui pose problème ? Informations manquantes, versions contradictoires, corrections ou retards ?
- À quoi ressemblerait une amélioration ? Moins d’étapes, une préparation plus rapide, des informations correctes ou un statut visible ?
Un bon point de départ possède un déclencheur clair, des étapes répétitives et un résultat mesurable.
Comparez ensuite le bénéfice attendu au coût de création et de fonctionnement de l’automatisation. Incluez les vérifications qui resteront nécessaires. Vous disposerez ainsi d’une base concrète pour décider si l’amélioration en vaut la peine.
Vous pourrez peut-être relier des outils que vous utilisez déjà. Un processus sur mesure ciblé sera peut-être nécessaire. Le processus doit guider le choix de la solution.
Que paie votre entreprise pour refaire ?
Chez BrandLabel, la solution peut aller d’une seuleautomatisation ou intégrationà uneplateforme métier complète sur mesure. Le périmètre dépend du problème à résoudre et du fonctionnement de votre équipe.
Le point de départ peut être une seule tâche : une tâche trop longue, qui entraîne des erreurs évitables ou qui oblige à manipuler les mêmes informations plusieurs fois.
Présentez-nous cette tâche, les outils concernés et sa fréquence. Nous pourrons examiner comment simplifier le travail et ce qu’une solution adaptée impliquerait.
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