Devis & propositions
Préparez devis et propositions à partir des coordonnées clients, services convenus et tarifs. Regroupez les révisions et suivez chaque document de sa préparation à la réponse.
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DOCUMENTS & PROCESSUS ADMINISTRATIFS
Faites avancer vos documents et votre administration.
Préparez les documents, recueillez les informations, organisez les validations et suivez les échéances. Nous créons des outils qui utilisent les données déjà présentes dans votre entreprise, de la demande initiale au dossier complet.
De l’information au suivi
Informations de l’entreprise
Préparation du document
Vérification & signature
Classement & suivi
Un processus documentaire connecté
La bonne version. Un statut clair. Une prochaine action.
Plus que du stockage de fichiers.
Un processus administratif relie le document aux personnes, informations et actions nécessaires. Identifiez qui le prépare, qui le vérifie et ce qui suit son envoi ou sa signature.
Des entreprises différentes. Des systèmes conçus pour chacune d’elles.
60+ entreprises · 80+ projets réalisés · 500+ heures économisées chaque semaine, toutes entreprises confondues · Site en 3 langues · Basés en Belgique
Horeca · Services professionnels · Événementiel · Opérations terrain · Agences · PME
CONÇU AUTOUR DE VOTRE ADMINISTRATION
Ce que nous pouvons simplifier.
Reliez la préparation, la vérification et le suivi des documents utilisés chaque jour dans votre entreprise.
Contrats & signatures électroniques
Créez les contrats à partir de vos modèles validés, gérez les versions et organisez la vérification. Connectez un service de signature électronique pour envoyer les documents à signer et conserver leur statut et les copies signées dans le dossier.
Formulaires & collecte d’informations
Recueillez demandes, informations d’intégration et pièces justificatives via des formulaires structurés. Des champs obligatoires et consignes claires permettent de rassembler les éléments nécessaires à la suite.
Vérifications & validations
Adressez documents et demandes aux bonnes personnes. Définissez l’ordre de vérification, recueillez les commentaires et liez les décisions à la version validée.
Génération & classement des documents
Produisez les documents récurrents à partir des données existantes et de vos modèles. Classez les fichiers par client, fournisseur, projet ou activité pour les garder liés au travail.
Suivi administratif
Suivez les documents manquants, renouvellements, validations en attente et prochaines actions. Attribuez les responsabilités et programmez les rappels selon vos échéances.
DE LA RESSAISIE AUX INFORMATIONS RELIÉES
Faites circuler les informations.
Gardez les données, modèles et historiques reliés lorsque le travail passe d’une personne à l’autre.
Saisir une seule fois
Réutilisez les données clients, fournisseurs et projets dans les documents connectés. Conservez une fiche source pour les informations habituellement copiées entre fichiers.
Utiliser le bon modèle
Harmonisez les mises en page, formulations standard et champs obligatoires. Définissez le modèle applicable à chaque document et qui peut le modifier.
Conserver l’historique ensemble
Retrouvez versions, commentaires, validations et documents finalisés avec le travail concerné. Identifiez les changements et la version envoyée ou signée.
DE LA DEMANDE AU DOSSIER COMPLET
Une prochaine étape claire pour chaque document.
Les étapes suivent votre processus. Les documents nécessitant une validation sont vérifiés ; les autres peuvent être préparés et envoyés directement.
- 01
Recueillir
Rassemblez les informations et pièces nécessaires pour commencer.
- 02
Préparer
Préparez le document avec le bon modèle et les bonnes informations.
- 03
Vérifier
Recueillez les commentaires et obtenez les validations nécessaires.
- 04
Envoyer ou signer
Envoyez la version convenue ou demandez une signature électronique.
- 05
Classer & suivre
Conservez le dossier complet et suivez les actions ou échéances restantes.
Ce que cela change au quotidien.
Moins d’administration répétitive
Les données existantes alimentent les modèles et documents connectés. L’équipe passe moins de temps à recopier les informations et à recréer les mêmes documents.
Moins d’étapes oubliées
Champs obligatoires, validations et actions en attente restent visibles. Chaque étape a un statut et un responsable pour savoir ce qui manque encore.
Des documents plus faciles à retrouver
Le document et son historique restent liés au client, fournisseur ou projet. Chacun retrouve la bonne version sans chercher dans plusieurs dossiers et messages.
CONÇU AUTOUR DE VOS PROCÉDURES
Vos documents, connectés à votre activité.
Nous partons des modèles, formulaires et règles de validation que vous utilisez aujourd’hui. Ensemble, nous définissons la préparation, le partage et le suivi de chaque document.
Vos modèles et règles
Utilisez vos formulations validées, mises en page et informations requises. Définissez les étapes de vérification et qui peut préparer, modifier, valider ou envoyer chaque document.
Des outils métier connectés
Reliez les documents au CRM, aux projets, au portail client et au stockage documentaire. Nous vérifions les connexions disponibles, y compris le service de signature, avant de définir le processus.
Des accès clairs et une formation pratique
Définissez les droits selon les documents traités par chacun. Une formation optionnelle couvre la préparation, les vérifications, le classement et le suivi quotidien dans le système créé.
Quelques questions pratiques.
Peut-on conserver nos modèles existants ?
Oui. Nous examinons vos modèles et conservons les formulations et structures validées. Nous identifions ensuite les champs à remplir depuis vos données et les adaptations de format nécessaires à la génération.
Les documents peuvent-ils utiliser les informations de notre CRM ?
Oui, via les connexions proposées par votre CRM. Nous définissons les données utilisées, le moment où elles sont reprises dans le document et les changements à vérifier avant l’envoi.
Plusieurs personnes peuvent-elles valider un document ?
Oui. Définissez les vérifications en série ou en parallèle, avec responsabilités et notifications à chaque étape. Le dossier indique les décisions en attente et la version examinée par chacun.
Peut-on connecter la signature électronique ?
Oui. Nous connectons un service de signature adapté à vos documents et exigences. Le processus permet d’envoyer les demandes, de suivre leur statut et de récupérer les documents signés et le dossier de signature, selon les intégrations du service.
Les clients ou fournisseurs peuvent-ils transmettre des formulaires et fichiers ?
Oui. Utilisez des formulaires ou un portail pour recueillir informations et pièces jointes auprès des contacts externes. Les envois sont liés au bon dossier et adressés à la personne chargée de les vérifier.