Offertes & voorstellen
Maak offertes en voorstellen met klantgegevens, afgesproken diensten en prijzen. Houd wijzigingen bij elkaar en volg elk document van voorbereiding tot reactie.
←Alle diensten
DOCUMENTEN & ADMINISTRATIEVE WERKPROCESSEN
Houd documenten en administratie in beweging.
Bereid documenten voor, verzamel informatie, organiseer goedkeuringen en volg deadlines. We bouwen tools die de gegevens gebruiken die al in uw bedrijf beschikbaar zijn, van de eerste aanvraag tot het volledige dossier.
Van informatie tot opvolging
Bedrijfsinformatie
Documentvoorbereiding
Controle & ondertekening
Archivering & opvolging
Eén samenhangend documentproces
De juiste versie. Een duidelijke status. Een volgende actie.
Meer dan bestanden bewaren.
Een administratief werkproces verbindt een document met de mensen, informatie en acties die nodig zijn. Zie wie het voorbereidt, wie het controleert en wat er na verzending of ondertekening gebeurt.
Verschillende bedrijven. Systemen ontworpen rond elk bedrijf.
60+ bedrijven · 80+ projecten opgeleverd · 500+ uur per week bespaard bij alle bedrijven samen · Website in 3 talen · Gevestigd in België
Horeca · Professionele diensten · Evenementen · Operationele buitendiensten · Bureaus · KMO’s
GEBOUWD ROND UW ADMINISTRATIE
Wat we eenvoudiger maken.
Verbind voorbereiding, controle en opvolging rond de documenten die uw bedrijf dagelijks gebruikt.
Contracten & elektronische handtekeningen
Maak contracten op basis van uw goedgekeurde sjablonen, beheer versies en organiseer controle. Koppel een dienst voor elektronische ondertekening om documenten te laten tekenen en de status en ondertekende exemplaren bij het dossier te bewaren.
Formulieren & informatieverzameling
Verzamel aanvragen, onboardinggegevens en bewijsstukken via gestructureerde formulieren. Gebruik verplichte velden en duidelijke instructies om de informatie voor de volgende stap te verzamelen.
Controles & goedkeuringen
Stuur documenten en aanvragen naar de juiste personen. Bepaal de volgorde van controle, verzamel opmerkingen en leg beslissingen vast bij de goedgekeurde versie.
Documentgeneratie & archivering
Genereer terugkerende documenten uit bestaande gegevens en uw sjablonen. Orden bestanden per klant, leverancier, project of activiteit, zodat ze bij het werk blijven horen.
Administratieve opvolging
Volg ontbrekende documenten, verlengingsdata, openstaande goedkeuringen en vervolgacties. Wijs verantwoordelijkheden toe en stel herinneringen in rond uw deadlines.
VAN HERHAALD INVOEREN NAAR VERBONDEN INFORMATIE
Laat informatie doorstromen.
Houd gegevens, sjablonen en documentgeschiedenis verbonden wanneer het werk van de ene persoon naar de andere gaat.
Voer informatie één keer in
Hergebruik klant-, leveranciers- en projectgegevens in gekoppelde documenten. Bewaar een bronregistratie voor informatie die anders tussen bestanden wordt gekopieerd.
Gebruik het juiste sjabloon
Houd opmaak, standaardteksten en verplichte velden consistent. Bepaal welk sjabloon bij elk documenttype hoort en wie het mag aanpassen.
Houd de geschiedenis bij elkaar
Vind versies, opmerkingen, goedkeuringen en afgeronde documenten bij het betreffende werk. Zie wat veranderde en welke versie is verzonden of ondertekend.
VAN AANVRAAG TOT COMPLEET DOSSIER
Een duidelijke volgende stap voor elk document.
De stappen volgen uw proces. Documenten die goedkeuring nodig hebben worden gecontroleerd; andere kunnen direct worden voorbereid en verzonden.
- 01
Verzamelen
Verzamel de gegevens en bijlagen die nodig zijn om te beginnen.
- 02
Voorbereiden
Bereid het document voor met het juiste sjabloon en de juiste informatie.
- 03
Controleren
Verzamel opmerkingen en rond de vereiste goedkeuringen af.
- 04
Versturen of tekenen
Verstuur de afgesproken versie of vraag een elektronische handtekening.
- 05
Bewaren & opvolgen
Bewaar het complete dossier en volg resterende acties of datums.
Wat dit verandert in het dagelijkse werk.
Minder herhaalde administratie
Bestaande gegevens vullen sjablonen en gekoppelde documenten. Het team besteedt minder tijd aan kopiëren tussen bestanden en het opnieuw voorbereiden van dezelfde documenten.
Minder gemiste stappen
Verplichte velden, goedkeuringen en openstaande acties blijven zichtbaar. Elke stap heeft een status en verantwoordelijke, zodat het team weet wat nog nodig is.
Eenvoudiger terugvinden
Het document en de geschiedenis blijven gekoppeld aan de klant, leverancier of het project. Mensen vinden de juiste versie zonder losse mappen en berichten te doorzoeken.
GEBOUWD ROND UW PROCEDURES
Uw documenten, verbonden met uw werk.
We beginnen bij de sjablonen, formulieren en goedkeuringsregels die u nu gebruikt. Samen bepalen we hoe elk document wordt voorbereid, gedeeld en opgevolgd.
Uw sjablonen en regels
Gebruik uw goedgekeurde teksten, opmaak en vereiste informatie. Bepaal de controlestappen en wie elk document mag voorbereiden, aanpassen, goedkeuren of versturen.
Verbonden bedrijfstools
Koppel documenten aan uw CRM, projecten, klantportaal en documentopslag. We controleren de beschikbare koppelingen, inclusief de ondertekendienst, voordat we het proces afspreken.
Duidelijke toegang en praktische training
Stel rechten in rond de documenten die elke persoon behandelt. Optionele teamtraining behandelt voorbereiding, controles, archivering en dagelijkse opvolging in het systeem dat we bouwen.
Een paar praktische vragen.
Kunnen we onze bestaande sjablonen behouden?
Ja. We bekijken uw sjablonen en behouden de goedgekeurde tekst en structuur. Daarna bepalen we welke velden uit uw gegevens worden gevuld en welke opmaakaanpassingen nodig zijn voor documentgeneratie.
Kunnen documenten informatie uit ons CRM gebruiken?
Ja, via de koppelingen die uw CRM ondersteunt. We spreken af welke gegevens worden gebruikt, wanneer ze in het document komen en welke wijzigingen vóór verzending gecontroleerd moeten worden.
Kunnen meerdere personen een document goedkeuren?
Ja. Stel controles achtereenvolgens of parallel in, met verantwoordelijkheden en meldingen per stap. Het dossier toont openstaande beslissingen en de versie die iedere persoon heeft beoordeeld.
Kunnen we elektronische ondertekening koppelen?
Ja. We koppelen een ondertekendienst die past bij uw documenten en eisen. Het proces kan ondertekenverzoeken versturen, de status volgen en ondertekende documenten en het ondertekenverslag ophalen, volgens de beschikbare integraties van de dienst.
Kunnen klanten of leveranciers formulieren en bestanden indienen?
Ja. Gebruik formulieren of een portaal om gegevens en bijlagen van externe contacten te verzamelen. Inzendingen worden aan het juiste dossier gekoppeld en naar de beoordelaar doorgestuurd.