De meeste bedrijven hebben niet méér software nodig.
Ze hebben minder handmatige stappen nodig, informatie die makkelijker terug te vinden is en systemen die beter met elkaar samenwerken.
Dat verschil is belangrijk.
Wanneer een bedrijf moeilijker te beheren wordt, lijkt een nieuwe CRM, planningstool, projectmanagementsoftware of automatisering vaak de logische oplossing.
Soms is dat inderdaad zo.
Maar soms wordt die nieuwe tool gewoon het volgende systeem dat medewerkers moeten bijhouden.
Software op maat wordt vooral interessant wanneer het probleem niet langer een gebrek aan software is, maar de kloof tussen hoe het bedrijf werkelijk werkt en wat de bestaande software ondersteunt.
Wanneer is maatwerksoftware dan gerechtvaardigd? En wanneer is bestaande software eigenlijk de betere investering?
Wat betekent software op maat precies?
Maatwerksoftware betekent niet noodzakelijk dat een bedrijf al zijn bestaande toepassingen moet vervangen door één enorm ERP-systeem.
De oplossing kan veel gerichter zijn.
Afhankelijk van de operationele behoefte kan een systeem bijvoorbeeld verschillende onderdelen samenbrengen:
- klanten en aanvragen;
- projecten en hun voortgang;
- personeelsplanning;
- tijdregistratie;
- offertes en goedkeuringen;
- documenten;
- voorraad of materiaal;
- bepaalde financiële processen;
- interne taken en aanvragen;
- rapportering en dashboards;
- automatisering tussen verschillende stappen.
Het aantal functies bepaalt niet of iets maatwerksoftware is.
Het belangrijkste verschil is dat het systeem rond een specifieke operationele behoefte wordt ontworpen, in plaats van dat het bedrijf zijn werking moet aanpassen aan een vooraf bepaald softwarepakket.
Dat betekent ook niet dat alles opnieuw moet worden ontwikkeld.
Een bedrijfsplatform op maat kan perfect samenwerken met bestaande oplossingen voor boekhouding, betalingen, e-mail, documentopslag of andere standaardfuncties.
Eerste signaal: uw medewerkers verbinden uw software handmatig
Stel dat een KMO een CRM, Excel, e-mail, een gedeelde agenda, boekhoudsoftware en cloudopslag gebruikt.
Geen van die systemen hoeft op zichzelf een probleem te zijn.
Het probleem ontstaat wanneer informatie voortdurend handmatig van het ene systeem naar het andere moet worden overgebracht.
Een aanvraag komt binnen via e-mail.
Iemand zet de gegevens in Excel.
Een andere medewerker past de planning aan.
Documenten worden ergens anders opgeslagen.
Projectinformatie staat in een andere toepassing.
Aan het einde van de week verzamelt iemand alles opnieuw om een rapport, factuur, loonberekening of managementoverzicht op te stellen.
Het bedrijf is digitaal.
Maar de medewerkers functioneren als de integratie tussen de verschillende systemen.
Dat veroorzaakt drie belangrijke kosten.
- Tijd. Dezelfde informatie wordt meerdere keren ingevoerd, gekopieerd, gecontroleerd en opgezocht.
- Fouten. Elke handmatige overdracht creëert een extra kans op ontbrekende, foutieve of verouderde informatie.
- Gebrek aan overzicht. Geen enkel systeem geeft een volledig en betrouwbaar beeld van wat er op dat moment gebeurt.
In zo’n situatie kan een bedrijfsplatform op maat interessant worden.
Maar soms is een integratie tussen bestaande systemen of een kleiner operationeel systeem al voldoende.
Tweede signaal: een kleine administratieve taak wordt duur omdat ze voortdurend terugkomt
Niet elke repetitieve taak moet worden geautomatiseerd.
Als een taak twee keer per jaar tien minuten kost, heeft het weinig zin om software te ontwikkelen om die taak te elimineren.
Frequentie verandert de berekening.
Stel dat vijf medewerkers elk twintig minuten per werkdag besteden aan het zoeken naar informatie, het kopiëren van gegevens of het bijwerken van verschillende systemen.
Dat zijn samen 100 minuten per dag.
Meer dan acht uur per week.
Over ongeveer 48 werkweken spreken we over bijna 400 werkuren per jaar.
De afzonderlijke taak lijkt onbelangrijk.
De gecumuleerde operationele kost is dat niet.
Daarom is de juiste vraag meestal niet:
“Kunnen we dit automatiseren?”
Met voldoende tijd en budget kan bijna alles worden geautomatiseerd.
Een nuttigere vraag is:
“Is de kost van dit proces hoog genoeg om een verandering te rechtvaardigen?”
Om dat te bepalen, moet u weten hoe vaak het proces plaatsvindt, hoeveel mensen erbij betrokken zijn, hoeveel tijd het kost en welke arbeidskost ermee gepaard gaat.
Derde signaal: tijdelijke workarounds zijn de normale werkwijze geworden
Elk bedrijf heeft uitzonderingen.
Een Excel-bestand dat af en toe wordt gebruikt voor een bijzondere situatie is geen reden om maatwerksoftware te laten ontwikkelen.
Maar sommige uitspraken zijn een duidelijk signaal:
- “We gebruiken het CRM, behalve voor dit onderdeel.”
- “Dat moeten we nog apart in Excel bijhouden.”
- “Het systeem ondersteunt die goedkeuring niet, dus doen we dat via e-mail.”
- “Na elke interventie moet iemand dezelfde informatie opnieuw invoeren.”
- “Er is maar één persoon die weet hoe dat rapport wordt gemaakt.”
- “Elke vrijdag exporteren we alles en bouwen we het overzicht opnieuw op.”
Wanneer uitzonderingen structureel worden, kan het bedrijf de mogelijkheden van zijn huidige software zijn ontgroeid.
Maar dat betekent niet automatisch dat de software het probleem is.
Het proces zelf kan eveneens inefficiënt zijn.
Een slecht proces automatiseren maakt het niet noodzakelijk beter. Het kan er alleen voor zorgen dat een slecht proces sneller verloopt.
Daarom moet eerst de werking worden begrepen en pas daarna de technologie worden gekozen.
Vierde signaal: de informatie bestaat, maar een antwoord vinden blijft moeilijk
Een bedrijfsleider wil weten:
- welke projecten vertraging hebben;
- welke offertes nog op goedkeuring wachten;
- welke klanten moeten worden opgevolgd;
- hoeveel uren aan een bepaald project zijn besteed;
- welke documenten ontbreken;
- welke taken geblokkeerd zijn;
- wat er enkele maanden geleden met een klant is gebeurd.
Als het antwoord op zulke vragen vereist dat verschillende medewerkers worden aangesproken, meerdere toepassingen worden geopend of handmatig een Excel-overzicht wordt samengesteld, heeft het bedrijf waarschijnlijk geen gebrek aan gegevens.
De informatie bestaat al.
Ze is alleen niet georganiseerd op een manier die de beslissingen van het bedrijf ondersteunt.
Een operationeel bedrijfsplatform kan daarom waarde creëren zonder tientallen processen te automatiseren.
Soms is het belangrijkste resultaat simpelweg één betrouwbare en bruikbare bron van operationele informatie.
Vijfde signaal: groei zorgt voor onevenredig veel extra administratie
Groei zou vooral moeten leiden tot meer productieve activiteit.
Bij sommige bedrijven zorgt groei vooral voor meer administratie.
Vijf projecten zijn eenvoudig op te volgen.
Bij twintig projecten wordt een Excel-bestand noodzakelijk.
Bij veertig projecten moet iemand dat bestand voortdurend onderhouden.
Bij tachtig projecten moet een andere persoon de informatie controleren en rapporten voorbereiden.
Hetzelfde kan gebeuren met klanten, medewerkers, interventies, offertes of documenten.
Wanneer de administratieve complexiteit sneller groeit dan de activiteit zelf, kan dat betekenen dat de operationele systemen niet meer meegroeien met het bedrijf.
Software op maat kan dan interessant worden wanneer ze het bedrijf in staat stelt meer activiteit te verwerken zonder dat de administratieve werklast in hetzelfde tempo toeneemt.
Wanneer is maatwerksoftware niet de juiste oplossing?
Software op maat is niet automatisch beter dan standaardsoftware.
In veel situaties is maatwerk zelfs de verkeerde investering.
Wanneer bestaande software een behoefte goed afdekt, zal die oplossing doorgaans sneller, goedkoper en minder risicovol zijn dan dezelfde functionaliteit opnieuw ontwikkelen.
Voor de meeste KMO’s heeft het bijvoorbeeld weinig zin om eigen boekhoudsoftware, e-mailinfrastructuur, betalingsverwerking of documentopslag te ontwikkelen wanneer daarvoor volwassen oplossingen bestaan.
Maatwerksoftware wordt vooral waardevol wanneer de operationele waarde zit in de specifieke manier waarop verschillende activiteiten binnen het bedrijf moeten samenwerken.
Er bestaat bovendien een belangrijke tussenoplossing:
behoud de software die goed werkt en bouw alleen wat ontbreekt.
Een bedrijf kan bijvoorbeeld zijn bestaande boekhoudpakket behouden en een operationeel systeem ontwikkelen dat automatisch de informatie voorbereidt die de boekhouding nodig heeft.
Of Microsoft 365 blijven gebruiken voor documenten, maar een specifieke workflow bouwen voor de creatie, controle, goedkeuring en opvolging ervan.
Het doel is niet om zoveel mogelijk software te vervangen.
Het doel is om de wrijving tussen werk, informatie en systemen te verminderen.
Een gericht systeem of een volledig bedrijfsplatform?
“Software op maat” klinkt soms alsof het automatisch over een groot IT-project gaat.
Dat hoeft helemaal niet.
Stel dat de algemene werking van een bedrijf goed georganiseerd is, maar dat de wekelijkse loonvoorbereiding meerdere uren vraagt om uurregistraties, planningen en personeelsinformatie samen te brengen.
Een gericht operationeel systeem kan voldoende zijn.
Het zou weinig zin hebben om daarvoor een volledig ERP-systeem te bouwen.
Stel daarentegen dat dezelfde problemen terugkomen in klantenbeheer, planning, projecten, documenten, goedkeuringen en rapportering.
Elk probleem afzonderlijk oplossen met een andere toepassing kan gewoon een nieuwe verzameling losstaande tools creëren.
In dat geval kan een breder operationeel bedrijfsplatform logischer zijn.
Een nuttig principe is:
De omvang van de oplossing moet de omvang van het operationele probleem volgen. Niet de ambitie van het softwareproject.
En voor Belgische KMO’s?
Belgische ondernemingen zijn al sterk gedigitaliseerd.
Volgens deFOD Economiebehoren Belgische KMO’s op verschillende vlakken tot de meer digitaal ontwikkelde ondernemingen binnen Europa. Tegelijk blijven kleinere bedrijven geconfronteerd met obstakels zoals investeringskosten, beperkte interne technische expertise en compatibiliteitsproblemen tussen verschillende systemen.
Daardoor verandert ook de uitdaging.
Voor veel KMO’s zal de volgende efficiëntiewinst niet noodzakelijk komen van nog meer digitaliseren.
De winst kan juist komen van beter organiseren, verbinden en vereenvoudigen wat al digitaal is.
Voor een KMO is dat onderscheid belangrijk, want maatwerksoftware vraagt niet alleen een financiële investering, maar ook tijd en aandacht van het management.
Voor een ontwikkeling wordt overwogen, moet daarom duidelijk zijn:
- wat het huidige proces kost;
- waar de operationele wrijving precies ontstaat;
- welke bestaande systemen moeten blijven;
- wat door betere configuratie kan worden opgelost;
- wat via een integratie kan worden opgelost;
- wat werkelijk maatwerk vereist;
- en welke meetbare verbetering de investering moet opleveren.
Zo voorkomt een bedrijf ook dat het te veel bouwt.
Een operationeel probleem van €5.000 heeft niet automatisch een technische oplossing van €50.000 nodig.
Negen vragen voordat u software op maat laat ontwikkelen
Beantwoord deze vragen voordat u een ontwikkelaar, softwarebureau of technologie kiest:
- Welk specifiek proces veroorzaakt het probleem?
- Wie is bij dat proces betrokken?
- Hoe vaak vindt het proces plaats?
- Hoeveel tijd kost het vandaag?
- Waar komt informatie het proces binnen?
- Waar worden gegevens handmatig gekopieerd, gecontroleerd of opnieuw ingevoerd?
- Welke bestaande systemen werken goed en moeten behouden blijven?
- Kan bestaande software of een integratie het probleem voldoende oplossen?
- Welke meetbare verbetering zou de investering de moeite waard maken?
Als deze antwoorden nog niet duidelijk zijn, is het te vroeg om technologie te kiezen.
Eerst moet de werking duidelijk zijn.
De echte keuze is zelden “standaard of maatwerk”
Een modern bedrijf hoeft niet te kiezen tussen volledig standaardsoftware en een volledig op maat gebouwde IT-omgeving.
Een onderneming kan bestaande oplossingen gebruiken voor boekhouding, betalingen, e-mail en documentopslag en tegelijk maatwerksoftware inzetten voor de processen die specifiek zijn voor haar werking.
Die hybride aanpak is vaak de meest rationele.
Standaard waar de behoefte standaard is.
Maatwerk waar de specifieke werking van het bedrijf operationele waarde creëert.
Voordat u vraagt:
“Wat kost software op maat in België?”
is er daarom een belangrijkere vraag:
“Welk operationeel probleem proberen we op te lossen en wat kost dat probleem ons vandaag?”
Zodra dat duidelijk is, wordt het veel eenvoudiger om te bepalen welke technologie nodig is, hoe groot de oplossing moet zijn en of er überhaupt iets nieuws gebouwd moet worden.