LOGISTIEK EN LEVERINGEN
Elke levering, de bewijsstukken en de kosten op één plek.
Een leveringssysteem op maat dat chauffeurs onderweg verbindt met de bedrijven die leveringen organiseren en uitvoeren. Van mobiele registratie tot leveringsbewijzen, kosten, facturatie en rapportage blijft alle informatie verbonden.
- 10+ uur
- wekelijks bespaard bij beide bedrijven samen
- 5–6 uur
- wekelijks bespaard op facturatie en leveringsbewijzen
- 1–2 uur
- om de facturatie af te ronden
- 0 gemist
- leveringsfacturen
Leveringsregistratie, bewijsstukken, kosten en documenten vormen één verbonden proces.
HET OPERATIONELE PROBLEEM
Het volledige verhaal van een levering terugvinden vergde te veel zoekwerk.
De bedrijven moesten kunnen terugvinden wie wat leverde, wanneer en waar, samen met de foto's en handtekeningen. De vervoerder had ook een duidelijk overzicht nodig van aanvragen, uitgevoerd werk, kosten en gefactureerde leveringen.
HET SYSTEEM OP MAAT
Eén leveringsdossier, van onderweg tot op kantoor.
Chauffeurs leggen leveringsgegevens tijdens het werk vast op hun telefoon. Kilometers worden in realtime berekend, locaties opgeslagen en foto's en handtekeningen aan de levering gekoppeld. Hetzelfde dossier voedt het pdf-leveringsbewijs, de kostenberekening, factuur en operationele rapportage.
- Kilometerberekening in realtime
- Chauffeursgegevens, datums en vertrekpunten
- Opgeslagen stops en leveringslocaties
- Leveringsfoto's en handtekeningen op de telefoon
- Automatische pdf-leveringsbewijzen
- Zoeken op klant, datum, chauffeur en trefwoord
- Kilometertarieven, tol en bijkomende kosten
- Facturen aanmaken en facturatiestatus
- Brandstofverbruik, aankopen en tankstationgegevens
- Fotogalerijen en leveringsgeschiedenis
- Statistieken over tankstations, hotels en chauffeurs
- Aanvragen, uitgevoerde leveringen en kostenrapportage
DE VERBONDEN WORKFLOW
Van de telefoon van de chauffeur tot een volledig leveringsdossier.
- 01
Registreer de rit
Het systeem registreert de chauffeur, datum, het vertrekpunt, de kilometers en stops. Foto's en handtekeningen worden bij levering op de telefoon vastgelegd.
- 02
Bundel de bewijsstukken
Een geordende pdf bundelt chauffeursgegevens, de route, stops, foto's en handtekeningen. Het bedrijf bewaart dit als leveringsbewijs; de informatie blijft ook doorzoekbaar in het systeem.
- 03
Bereken en factureer
Het ingestelde kilometertarief wordt toegepast op de afstand. Tol, brandstof, hotels en andere bijkomende kosten vormen samen het totaal. Vanuit de levering wordt een factuur aangemaakt en de facturatiestatus bijgehouden.
- 04
Volg de activiteiten op
Aanvragen, uitgevoerd werk, kosten en facturatie staan in één overzicht. Brandstofverbruik, tanklocaties en kosten worden geregistreerd, met statistieken over tankstations, hotels en chauffeurs.
Het bedrijf dat de levering organiseert, vindt de chauffeur, locatie, datum, foto's en handtekeningen eenvoudig terug. Voor de vervoerder blijft elke opdracht gekoppeld aan de kosten, het totaalbedrag en de facturatiestatus.
HET RESULTAAT
10+ uurelke week bespaard bij beide bedrijven samenHet bedrijf dat de leveringen organiseert en de vervoerder besparen samen minstens 10 uur per week. Leveringsbewijzen zijn op één plek terug te vinden, documenten worden automatisch samengesteld en geregistreerde kilometers en kosten voeden rechtstreeks de facturatie. Alle kilometers en kosten van elke levering blijven verantwoord.
- Wekelijks bespaarde administratietijd
- 5–6 uur
Facturatie en de voorbereiding van leveringsbewijzen besparen 5–6 uur per week, als onderdeel van de totale wekelijkse besparing.
- Facturatie afgerond
- 1–2 uur
Geregistreerde afstanden, kilometertarieven en bijkomende kosten vormen de leveringstotalen, waardoor de facturatie nog 1–2 uur duurt.
- Alle leveringen gefactureerd
- 0 gemiste facturen
Leveringen blijven niet langer ongefactureerd. De facturatiestatus van elke opdracht is zichtbaar, met de bijbehorende kilometers, brandstof, tol, hotelkosten en andere uitgaven.